卸売業
FAX受注入力を自動化し、年間320時間を削減
「紙は残したいが、入力作業は減らしたい」会社へ
FAXで届く注文書を、担当者が目で追いながら販売管理Excelへ打ち直していました。取引先には今までどおりFAXを使ってもらい、自社側の読み取りと入力だけをOCRとAIに任せた結果、年間約320時間の入力作業と入力ミスが減りました。
背景
発注のやり方は取引先ごとの慣習で、こちらから変更をお願いできるものではありません。かといって基幹システムの入替は負担が大きすぎます。手を入れられるのは、自社側の「読み取って入力する」工程だけでした。
導入前
転記は1日約20件、1件あたり4分。読み違いがあれば、取引先に電話で確認していました。
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FAXで注文書が届く
取引先ごとに書式が異なり、手書きの追記も入る。
FAX受信 / 紙注 文 書
品番 数量 納期 A-1042 20 08-12 B-2071 5 08-15 C-3308 12 08-20 ※ 8/12は午前指定でお願いします
担当者：複合機から出てきた紙を受け取り、取引先ごとに仕分ける
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紙を見ながら1件ずつ確認
品番・数量・納期を目で追い、読めない字は電話で確認する。
確認中 / 紙注 文 書
品番 数量 納期 A-1042 20 08-12 B-2071 5 08-15 C-3308 12 08-20 読めない字は取引先へ電話
担当者：紙の行を指で追いながら、1件ずつ読み取る
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販売管理Excelへ手入力
紙を見ながらキーボードで転記する。打ち間違いは後で発覚する。
ABCDE受信日 取引先 品番 数量 1 08-04 A商事 A-1042 20 2 08-04 A商事 B-2071 5 3 08-04 B工業 C-3308 12 担当者：紙とExcelを交互に見て打ち込む。間違えば取引先へ確認
導入前の業務フロー
導入後
- 転記入力がなくなり、年間約320時間を削減
- 担当者の仕事は、入力から確認へ。ミスをめぐる往復もゼロ
- 溜まった注文履歴から、受注の傾向や発注の波を把握
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FAXは紙のまま届く
取引先のやり方は変えない。届いた紙は印刷され、同時にPDFでも保存される。
FAX受信 / 紙注 文 書
品番 数量 納期 A-1042 20 08-12 B-2071 5 08-15 PDF0804_A商事_注文書.pdfシステム：受信と同時にPDF化（操作なし）
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紙のどの欄が、どの項目かをAIが判定
PDFの文字を読み取り、項目ごとに振り分ける。
AI-OCR 読取結果
紙の記載 項目 確度 品番の欄 A-1042 → 品番 99% 数量の欄 20 → 数量 99% 納期の欄 08-12 → 納期 97% 発注元 A商事 → 取引先 98% システム：確度の低い項目に印を付ける（操作なし）
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一覧を確認して確定
自動で登録された内容が一覧に並ぶ。担当者は印の付いた行だけ見て確定する。
受信日 取引先 品番 数量 状態 08-04 A商事 A-1042 20 確定 08-04 A商事 B-2071 5 確定 08-04 B工業 C-3308 12 要確認 08-03 C建材 D-1180 8 確定 本日の受注 24件自動で確定 22件要確認 2件担当者：要確認の2件だけ直す。残り22件は触らない
導入後の業務フロー